תכנון אירוע רגיל של חברת הייטק זו משימה לא פשוטה. כפי שנדון במאמר זה, יש כל כך הרבה דברים שעליכם לשים לב אליהם. הצעד הראשון צריך להיות זיהוי סוג האירוע שאתה רוצה לארגן. אתה צריך לדעת אם אתה צריך לספק תמיכה טכנית או פשוט לתת לאנשים להשתמש במכשירים שלהם. לאחר מכן, עליכם להחליט מי יהיה נוכח באירוע ומה הם היו רוצים להוציא ממנו. לבסוף, ברגע שהכל מוכן ומוכן, וודאו שהכל יתנהל בצורה חלקה!
איזה סוג אירוע תרצו להפיק?
הצעד הראשון הוא לקבוע איזה סוג אירוע תרצו להפיק וכיצד הוא יהיה שונה מאירועים אחרים. לדוגמה, אם אתם מתכננים לקיים דוברים באירוע שלכם, מי הם? האם הם יהיו דמויות ידועות בתחומם או מומחים בתעשייה? לאחר שקבעתם את המידע הזה, הגיע הזמן לתקצוב! כמה כסף יש לנו לפרויקט המסוים הזה? האם אנו זקוקים ליותר ציוד מהרגיל כי המיקום שלנו רחוק יותר מהמקום שבו גרים רוב האנשים מהרגיל (כמו אי)? באיזו טכנולוגיה תשתמש במקום המפגש הספציפי הזה (חדר ישיבות)? כמה משתתפים צריכים להשתתף בהתבסס על כמה מקום פנוי יש (אולי רק 10 אנשים יכנסו בנוחות לחדר אחד)? חשוב שהשאלות הללו ייענו לפני שמתקדמים עם כל דבר אחר מכיוון שגורמים אלה ישפיעו מאוד על התוצאה בעת בחירה בין שני מיקומים אפשריים שונים על סמך זמינות בלבד."
מה ניתן להפוך אירוע למושלם ?
מערכת הסאונד צריכה להיות מעולה! תאורה גם חשובה מאוד כדי שאנשים יוכלו לראות מה קורה בבירור במהלך המצגת או הנאום של מישהו חשוב מהחברה שלך (כמו עצמך).
מזון ומשקאות חיוניים לשמירה על אנרגיה של כולם לאורך כל היום/הלילה, במיוחד אם יהיו דוברים רבים שיעבירו מצגות בזמנים שונים במהלך האירוע עצמו!
לבסוף, אבל בהחלט לא פחות חשוב: אם יש סרטונים המושמעים במהלך מצגות, ודאו שהסרטונים האלה הם בעלי מראה מקצועי שנוצרו על ידי אנשי מקצוע שיודעים מה הם עושים כשעורכים יחד קטעי וידאו למשהו נעים חזותית לעיני הצופים; אחרת כל העבודה הקשה שלך עלולה לעלות בלהבות כי מישהו החליט "אה מה שעובד" במקום לקחת בעלות גאה על האומנות שלו, כמו שכל אמן אמיתי היה רוצה שהוא יעשה כשיוצרים משהו חדש מהאוויר כמו הקסם עצמו…
הטכנולוגיה המשמשת באירוע יכולה להיות שונה מזו המשמשת באירוע רגיל. הטכנולוגיה המשמשת באירוע עשויה להיות מתקדמת יותר מזו המשמשת באירוע רגיל, או שהיא עשויה להיות פחות מתקדמת.
הטכנולוגיה המשמשת באירוע יכולה גם להשתנות בהתאם לסוג החברה שאתה מארח ואיזה סוג מוצר הם מוכרים. אם אתם מארחים אירוע עבור אפל, סביר להניח שתצטרכו להשתמש באיזושהי מערכת תצוגה הייטק או מיפוי הקרנה (או שניהם).
אני מקווה שתבינו טוב יותר את ההבדל בין הפקת אירוע רגיל לאירוע של חברת הייטק.